FAQ's kwaliteitscode EVC
Veelgestelde vragen betreffende Code 1: Doel
Veelgestelde vragen betreffende Code 2: Rechten
Veelgestelde vragen betreffende Code 3: Onderzoek
Veelgestelde vragen betreffende Code 4: Assessoren en begeleiders
Veelgestelde vragen betreffende Code 5: Kwaliteitszorg
Veelgestelde vragen betreffende Code 1: Doel
Normtekst 1.1: De EVC-aanbieder richt zijn EVC-procedures in om competenties van kandidaten te beoordelen aan de hand van een landelijke standaard en de erkenning die daarvan het resultaat is te vertalen in een overdraagbaar ErVaringsCertificaat.
Vraag: Wordt bedoeld: scholing, certificaten en diploma’s kunnen wel deel uitmaken van EVC-procedures maar maken echter geen deel uit van het ErVaringsCertificaat?
Antwoord: In zijn hoedanigheid als EVC-aanbieder volgens de EVC-code is het een instelling niet toegestaan scholing, certificering of diplomering onderdeel te laten zijn van EVC-procedures. Een EVC-procedure is louter en alleen gericht op het in kaart brengen en erkennen van de competenties van een kandidaat aan de hand van een bepaalde standaard. EVC speelt zich ‘voor de poort’ af. Een EVC-kandidaat is per definitie geen onderwijsdeelnemer. Een en ander is overigens ook zo weergegeven in criterium 1.2.
Veelgestelde vragen betreffende Code 2: Rechten
Normtekst 2.1: Informatie over EVC-procedures is vastgelegd, voor iedereen toegankelijk en bevat ten minste een beschrijving van de onderdelen van de procedure, de methode van onderzoek, een indicatie van de benodigde investering in tijd en middelen, de maximale doorlooptijd van een EVC-procedure, voorwaarden voor deelname en de rechten van de kandidaat.
Vraag: Wordt met voor iedereen toegankelijk bedoeld dat de informatie openbaar moet zijn?
Antwoord: In een brief d.d. 18 juni 2009 hebben de convenantspartijen aangegeven dat de beoordelende organisaties ervan mogen uitgaan dat er geen wijzigingen meer zullen worden doorgevoerd in werkwijze en normteksten, uitgezonderd de twee punten die zij in hetzelfde schrijven expliciet benoemden. De inspectie gaat ervanuit dat de normteksten dus ook niet meer zullen wijzigen.
Om onbedoelde neveneffecten van de verduidelijking van de normteksten te voorkomen, zal de inspectie er tijdens het onderzoek op toezien dat de verduidelijking van de normteksten geen verzwaring van de eisen inhoudt, en dat EVC-aanbieders hierdoor niet zullen worden benadeeld.
De frase ‘voor iedereen toegankelijk’ kan gelezen worden als ‘openbaar’.
Normtekst 2.4: De EVC-aanbieder waarborgt dat iedere kandidaat recht heeft op een afsluitend gesprek en zich kan beroepen op een specifieke en deugdelijke klachten- en bezwaarprocedure voor EVC.
Vraag: Wat is deugdelijk?
Antwoord: Deugdelijk is ‘gedegen’, ‘aan alle redelijke vereisten voldoend’.
Veelgestelde vragen betreffende Code 3: Onderzoek
Normtekst 3.1: Taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden van functionarissen binnen de EVC-organisatie zijn vastgelegd, bekend aan alle betrokkenen en functioneel in de praktijk.
Vraag: Algemeen: ‘vertrouwen is sleutelbegrip’voegt niets toe en blijkt niet uit de code en de noodzaak van voldoen aan en aantoonbaar maken van eisen uit de code. Weglaten. Wat wordt bedoeld met functioneel in de praktijk?
Antwoord: De code is niet veranderd. Ook de frase ‘vertrouwen is sleutelbegrip’ is onderdeel van de code en daarmee niet veranderd. De afspraken zijn dat de code (voorlopig) niet zal wijzigen. Alleen de normtekst, bedoeld om vast te kunnen stellen of een aanbieder volgens de code werkt, is aangepast.
‘Functioneel in de praktijk’ kan vrij vertaald worden opgevat als ‘wat we hebben afgesproken te doen, werkt in de praktijk ook naar behoren’.
Normtekst 3.2: De in de EVC-procedure te hanteren landelijke standaard is een actuele CREBO- of CROHO-standaard of een door het beroepenveld erkende standaard met civiel effect.
Vraag: Wordt met 'door beroepenveld' bedoeld door de branche erkende standaard?
Antwoord: Ja.
Normtekst 3.3: In de EVC-procedure wordt al het bewijs dat een kandidaat aandraagt in behandeling genomen.
Vraag: Wordt hier daadwerkelijk bedoeld AL het bewijs? Zo ja met welk doel? Kan het zijn RELEVANT bewijs?
Hoe kunnen we bewijzen dat alle relevante bewijzen van de kandidaten zijn meegenomen?
Antwoord: Al het bewijs dat een kandidaat aandraagt moet serieus op bruikbaarheid getoetst worden. Pas dan blijkt wat bewijs is of niet, en wat al dan niet een rol kan vervullen in de procedure. Het is de bedoeling dat een EVC-aanbieder het EVC-traject inricht aan de hand van wat de kandidaat aandraagt. Het kan dus bijvoorbeeld niet zo zijn dat een kandidaat ongeacht wat hij/zij aandraagt altijd een volledig assessment moet doen.
Het is echter niet nodig om aan te tonen dat daadwerkelijk alles wat een kandidaat aandraagt ook wordt beoordeeld. Het is belangrijk dat dit uitgangspunt herkenbaar wordt toegepast in de procedure, bijvoorbeeld doordat de kandidaat in de loop van een traject niet nog eens tijdens een algemeen assessment moet aantonen wat zij eigenlijk al had aangetoond met haar portfolio.
Normtekst 3.4: Het in de EVC-procedure gebruikte bewijs voldoet aan vastgelegde criteria betreffende variatie, relevantie, actualiteit, authenticiteit en kwantiteit.
Vraag: Op WELK NIVEAU moeten deze criteria worden geformuleerd? Per Domein? Per Crebo? Moeten deze criteria VOORAF zijn geformuleerd of kan de assessor beoordelen wanneer het bewijsmateriaal voldoet en dan beargumenteren waarom?
Het onderdeel vastgestelde criteria schept verwarring. Dat evidentie (= variatie, relevantie, actualiteit, authenticiteit en kwantiteit) moet worden aangetoond is duidelijk; is het noodzakelijk om daar ook nog CRITERIA voor te formuleren? Kan dat niet aan de assessor worden overgelaten?
Antwoord: In de EVC-procedure moet duidelijk zijn dat het bewijs wordt getoetst aan de VRAAK-criteria. Deze zijn vooraf op een algemeen, hoog niveau geformuleerd. Aan de hand van deze uitgangspunten benadert een assessor het bewijsmateriaal. Vervolgens legt hij per kandidaat vast wat zijn overwegingen zijn om een bepaalde waarde aan diens bewijs toe te kennen (zie ook criterium 3.7).
Normtekst 3.6 : De beoordeling bevat waarborgen voor een optimale transparantie, betrouwbaarheid en onafhankelijkheid.
Vraag: Deze eis wordt gedekt door het geheel aan normteksten. Wat wil de inspectie hier nog extra zien? Of is deze wellicht overbodig?
Antwoord: Deze normteksten zijn een product van gezamenlijk overleg tussen alle beoordelende organisaties, het Kenniscentrum EVC en vertegenwoordigers van de Projectdirectie Leren en Werken. Deze tekst reflecteert dus niet uitsluitend ‘wat de inspectie wil’.
Uit dit criterium komt naar voren hoe de EVC-aanbieder zicht houdt op de kwaliteit van de beoordeling. Dat blijkt niet zonder meer uit de normteksten, maar uit de manier waarop de aanbieder zijn kwaliteitssysteem heeft ingericht.
Normtekst 3.7: De inhoudelijke afwegingen die deel uitmaken van een beoordeling (zoals de beoordeling van bewijzen en de keuze voor beoordelingsinstrumenten) worden tijdens de EVC-procedure overzichtelijk vastgelegd en blijven daarna gedurende 3 jaar beschikbaar binnen de organisatie van de EVC-aanbieder.
Vraag: Beetje vaag, wat moet je als aanbieder nu precies bewaren?
Antwoord: Het is voor een EVC-aanbieder van belang om te kunnen verifiëren hoe een beoordelaar tot zijn/haar besluiten komt over de competenties van een kandidaat. De beoordelaar zal zich hierover zo goed mogelijk moeten verantwoorden, zodat ook derden zich een mening kunnen vormen over zijn/haar werk.
De beoordelaar legt daarom vast wat hem/haar in de loop van een EVC-procedure tot de overtuiging bracht, welke competenties van een kandidaat al dan niet erkend moeten worden. Een deel hiervan wordt uiteindelijk ook in leesbare vorm opgenomen in het ErVaringsCertificaat (zie criterium 3.9), een deel waarschijnlijk niet. Het geheel van de beoordeling, dus waarom een beoordelaar tot bepaalde besluiten kwam, (zoals waarom hij/zij voor bepaalde (aanvullende) beoordelingsinstrumenten koos, wat hij/zij van de aangedragen bewijzen vond) zal overzichtelijk bewaard moeten blijven.
Normtekst 3.8: De EVC-aanbieder bewaart gedurende 3 jaar een afschrift van het relevante bewijsmateriaal van de kandidaat op basis waarvan een ErVaringsCertificaat is afgegeven.
Vragen:
- Wat is relevant bewijsmateriaal? Is het hier de bedoeling dat het portfolio wordt bewaard? Dit is eigendom van de kandidaat, vaak erg omvangrijk, en hoe zit het met de juridische kant er van?
- Hoe bewijsmateriaal te bewaren van werkplekobservaties? Service prestaties? Gesprekken? Moet ALLES dan op foto en of video?
- Dit lijkt zwaarder dan de eisen bij examinering. Klopt dit?
- Zowel de HBO- als de MBO-instellingen hebben bezwaren bij deze tekst en vragen om een heldere toelichting waardoor een en ander werkbaar blijkt te zijn.
- Wat is relevant bewijsmateriaal? Moeten bijvoorbeeld de bewijsstukken en werkstukken worden bewaard of alleen de beoordeling van het portfolio? Gaat het om originelen of mogen ook kopieën?
Antwoorden: De EVC-aanbieder moet zich kunnen verantwoorden over de kwaliteit van zijn activiteiten. Het is niet mogelijk om daar een oordeel over te geven zonder de beschikking te hebben over:
1) de bewijzen die ten grondslag liggen aan de ErVaringsCertificaten, of
2) een goede notatie van die bewijzen (waarna overigens altijd de mogelijkheid bestaat dat de beoordelende organisatie alsnog om de bewijzen zelf zal vragen).
Voor het onderzoek van het najaar van 2009 is er momenteel te weinig tijd om goede afspraken te maken over een dergelijke notatie. Om die reden vraagt de inspectie voor haar onderzoek ook het portfolio van de kandidaat op. Dit is overigens hetzelfde als wat zij ook in het vorige onderzoek heeft gedaan. Op termijn (maar de inspectie treedt na 1 januari 2010 niet meer op als beoordelende organisatie) is het goed voorstelbaar dat afspraken worden gemaakt over optie 2, de notatie. Dit mede omdat uit een goed ErVaringsCertificaat al vrijwel onmiddellijk blijkt welke bewijzen om welke reden een rol spelen in de erkenning van competenties.
Algemeen gesproken richt het onderzoek zich momenteel op de output van de EVC-procedure. Als er een portfolio wordt samengesteld, moet een afschrift daarvan (dus een kopie) beschikbaar zijn voor de beoordeling. Als er een werkplekobservatie plaatsvindt, dan legt de assessor daar dingen van vast. Om die zaken gaat het. Er hoeven dus geen extra activiteiten te worden ondernomen die normaal al niet plaatsvinden tijdens de procedure. Deze werkwijze is niet wezenlijk anders dan die in het reguliere examentoezicht.
Normtekst 3.9: Een EVC-procedure resulteert in een ErVaringsCertificaat waarin ten minste zijn opgenomen: de doelstelling van de kandidaat, de toegepaste landelijke standaard, de doorlopen stappen van de EVC-procedure en de daarin gehanteerde instrumenten, de erkende competenties, een duidelijke onderbouwing van deze erkenningen en een conclusie die past bij de doelstelling van de kandidaat. Een onderbouwing van de erkenningen in een ErVaringsCertificaat bevat de volgende drie elementen die leesbaar en begrijpelijk zijn geschreven:
a. een specifieke opgave voor welke onderdelen van de gehanteerde landelijke standaard erkenningen worden verstrekt. Deze onderdelen worden apart benoemd (voor mbo-standaarden bijvoorbeeld per deelkwalificatie, kerntaak of werkproces);
b. op basis van welke bewijzen erkenning plaatsvindt. Waarmee of hoe toont de kandidaat per onderdeel van de landelijke standaard aan dat hij competent is?
c. de relatie tussen a en b: waarom leidt het bewijs dat de kandidaat aandraagt bij de assessor(en) per onderdeel van de landelijke standaard tot de overtuiging dat er reden is voor erkenning?
Vraag: Het verplicht gebruik van het format en het unieke nummer van het ErVaringsCertificaat staat niet in de normtekst. Klopt dit?
Antwoord: Januari 2008 hebben de convenantpartners besloten dat het landelijk format van het ErVaringsCertificaat een onderdeel is van de EVC-code. Hiermee hoeft het niet in de normtekst te staan. Het gebruik van het landelijk format blijft verplicht.
Het landelijk format wordt op dit moment aangepast. De vormgeving en een aantal standaard onderdelen blijven voorgeschreven. Dit om het document voor iedereen herkenbaar te laten zijn. De beschrijvende onderdelen (normtekst 3.9) moeten minimaal in het ErVaringsCertificaat opgenomen zijn. De vorm en volgorde hiervan is niet voorgeschreven. Ook mag de EVC-aanbieder onderdelen toevoegen. Een voorbeeldindeling wordt als bijlage bij het format ErVaringsCertificaat gevoegd.
Vraag: Hoe kan je 9.c vormgeven?
Antwoord: Een voorbeeld van hoe 9c kan worden weergegeven: ‘Uit de bewijzen die mevrouw Kaspers aandroeg over de periode 2003-2005 waarin zij bij Jansen BV leiding gaf aan een afdeling van 40 assembleerders, blijkt dat zij beschikt over goede leidinggevende capaciteiten. Zo is de Gouden Pluim voor Leiders in Lopende Bandwerk die zij op 11 augustus 2004 ontving een begrip in de industrie. De drie functioneringsverslagen uit diezelfde periode (van 10.3.2003, 20.4.2004, 15.3.2005) bevestigen het beeld van een solide leidinggevende, alsook overigens de Brief van Bevordering (van 3.9.2004) van de afdeling Personeelszaken van Jansen BV, waarin mevrouw Kaspers op grond van ‘uitzonderlijk presteren als teamleider’ een bonus krijgt toegekend, plus twee extra periodieken. De verschillende getuigschriften die mevrouw Kaspers aandroeg bevestigen dit.'
Veelgestelde vragen betreffende Code 4: Assessoren en begeleiders
Normtekst 4.1: In de EVC-procedure zijn de rollen van begeleiders en assessoren strikt gescheiden, zowel op papier als in de praktijk.
Vraag: Het lijkt erop dat er een parallel getrokken wordt met de afbakening trajectbegeleider en examinator in het onderwijsproces; de vraag is of dat een relevante vergelijking is.
Antwoord: De begeleider in de EVC-procedure fungeert als coach en gesprekspartner van de kandidaat om die te helpen zijn/haar competenties zo goed mogelijk inzichtelijk te maken alvorens een beoordelaar tot een besluit komt over de competenties van de kandidaat. Deze scheiding tussen het begeleidende traject en het beoordelende traject was ook aanwezig in de vorige normteksten. Het is de inspectie onbekend of een en ander bedoeld is als parallel of vergelijking.
Normtekst 4.3: De begeleider en de assessoren hebben voldoende vakinhoudelijke kennis van en inzicht in de gehanteerde standaard en de EVC-procedure.
Vraag: Algemeen: Valt onder de begeleider ook de portfoliobegeleider of trajectbegeleider?
Antwoord: Ja, ‘begeleider’ kan ook gelezen worden als portfoliobegeleider of trajectbegeleider. Het gaat hier om degene die de kandidaat begeleidt in het voortraject naar het assessment/de beoordeling.
Vraag: Wordt hier geëist dat de begeleider dezelfde vakinhoudelijke kennis en inzicht heeft in de standaard als de assessor? Is het niet zo dat de begeleider vooral goed moet kunnen begeleiden in het portfolioproces?
Antwoord: De begeleider moet over inhoudelijke kennis van het vakgebied beschikken, wil het voortraject kunnen leiden tot een optimaal assessment. De vakinhoudelijke oriëntatie van de begeleider leidt tot een beter portfolio, omdat er in samenspraak met de kandidaat al een waardering en daarmee een selectie van het bewijs kan plaatsvinden, voor de assessor daar zijn bevindingen bij gaat doen.
Normtekst 4.4: De begeleider en de assessoren hebben voldoende kennis van en inzicht in de criteria die gelden voor deugdelijk bewijs.
Vraag: Wat is voldoende?
Antwoord: ‘Voldoende’ is als uit de werkzaamheden van de begeleiders en assessoren blijkt dat zij de criteria voor deugdelijk bewijs naar behoren toepassen in hun werkzaamheden.
Normtekst 4.6: De assessoren dragen bevindingen zowel mondeling als schriftelijk effectief over.
Vraag: Wordt hier bedoeld dat de assessor altijd degene is die de bevindingen overdraagt, en degene is die het ErVaringsCertificaat schrijft? Is hier een splitsing van taken mogelijk?
Antwoord: Een splitsing van taken is mogelijk, zolang in die constructie gewaarborgd is dat de kandidaat een juiste weergave krijgt van de gedane bevindingen en de gronden waarop deze zijn gedaan.
Vraag: Wat is effectief?
Antwoord: ‘Effectief’ doelt op het idee dat een kandidaat uit de communicatie van de assessor redelijkerwijze moet kunnen begrijpen wat de bevindingen zijn, en hoe of waarom zij zijn gedaan. De kandidaat moet niet met vragen blijven zitten of verkeerde informatie krijgen.
Vraag: Het is in de praktijk niet altijd de assessor die de rapportage schrijft of beoordelingen terugkoppelt. Is dat toegestaan?
Antwoord: Ja, zoals hierboven aangegeven is het mogelijk dat een ander dan de assessor de rapportage schrijft of terugkoppelt. Hierbij is van belang dat de informatiebehoefte van de kandidaat zo goed mogelijk wordt gelenigd. Dit zou verifieerbaar moeten zijn in de evaluaties met kandidaten.
Normtekst 4.7: Tussen assessor en kandidaat is geen relatie anders dan die onvermijdelijk en voor de werkzaamheden van assessoren noodzakelijk is.
Vraag: Weglaten?
Antwoord: Dit is een zeer wezenlijk element in de relatie tussen assessor en kandidaat in een EVC-procedure en kan derhalve niet worden geschrapt.
Veelgestelde vragen betreffende Code 5: Kwaliteitszorg
Normtekst 5.1: De EVC-aanbieder evalueert op deugdelijke wijze de kwaliteit van de eigen EVC-procedures systematisch onder alle betrokkenen, waaronder in ieder geval kandidaten, opdrachtgevers, begeleiders en assessoren en instanties waar kandidaten ErVaringsCertificaten ter verzilvering aanbieden. Standaardonderdelen van de evaluaties zijn de kwaliteit van de informatie, gemaakte afspraken, gehanteerde beoordelingsinstrumenten, de mate van competentie van begeleiders en assessoren, het ErVaringsCertificaat, het verloop van de EVC-procedure, de afwikkeling van eventuele klachten of bezwaren, beheer en administratie.
Vraag: Evaluatie met een instantie waar de ErVaringsCertificaten worden aangeboden zal niet altijd mogelijk zijn. Kan de formulering of toelichting erop zo zijn dat duidelijk is dat deze evaluatie niet gericht hoeft te zijn op elke procedure maar bijvoorbeeld op een representatieve steekproef van procedures?
Antwoord: Jazeker. Het is bij alle evaluaties van belang dat zij iets betekenen, kortom, dat zij representatief zijn. Als inhoudelijk bij elkaar passende EVC-procedures (standaarden) geclusterd zijn in een evaluatie, dan is dat prima, zolang uit de evaluatie maar blijkt wat de informatie zegt over het geheel aan EVC-procedures.
Vraag: Hoe weten we of en waar een kandidaat het ErVaringsCertificaat ter verzilvering aanbiedt?
Antwoord: De EVC-aanbieder zou de kandidaat enige tijd na afloop van de EVC-procedure om deze informatie kunnen vragen.
Normtekst 5.2: De EVC-aanbieder zet de uitkomsten van de evaluaties om in verbeteracties en ziet toe op de effectiviteit daarvan. Dit geheel verantwoordt hij in rapportagevorm.
Vraag: Tekstvoorstel: monitort deze in plaats van ziet toe op de effectiviteit daarvan
Antwoord: ‘Monitoren’ heeft een vrij passieve connotatie, terwijl ‘toezien op de effectiviteit’ een betere weergave biedt van de proactieve houding die van een EVC-aanbieder verwacht mag worden.
